В каждой гостинице свои правила, которые касаются наполнения мини-баров, а также учёта использования содержимого постояльцами: оплата может взимается при выезде, как за дополнительную услугу, или может включается в стоимость номера заранее. В случае, если минибар оплачивается как дополнительная услуга, гостиница, как правило, старается обезопасить себя от возможных потерь и, поэтому, просит гостя пожелавшего воспользоваться услугой минибара либо оставить депозит на счете в виде наличных, либо гарантировать оплату банковской картой.
Различают обычные минибары, которые не имеют никакой дополнительной электронной начинки, кроме той, которая обеспечивает его работу по прямому назначению и автоматические, которые обладают определенным «интеллектом» и отправляют информацию о своем состоянии по локальной сети на сервер специализированной системы. Для учёта содержимого минибаров в гостинице вводится специальная должность. Иногда функция проверки и пополнения минибара возлагается на службу горничных. Служащий ежедневно обходит номера и пополняет необходимые продукты или напитки вместо употреблённых гостями. При этом факт расхода указывается в счёте один экземпляр которого остаётся для гостя в номере, один передаётся в службу размещения и один сохраняется у сотрудника, отвечающего за пополнение минибаров .
Автоматический учёт потребления продуктов
Существуют модели минибаров, на дверце которых расположен специальный датчик, который фиксирует открытие двери минибара и передает это событие в локальную сеть на рабочую станцию ответственного сотрудника. Данный сотрудник видит в каких номерах минибары открывались и значит эти номера надо посетить, так как возможно гости воспользовались минибаром. Те номера, в которых минибары не открывались нет смысла посещать, это экономит время сотрудника. Такие модели минибаров мало распространены, так как производство их не налажено в промышленных маcштабах.
Автоматический минибар оборудован специальными датчиками, которые фиксируют использование содержимого минибара и передают эту информацию по локальной сети на рабочее место оператора, в службу закупок и в службу размещения (автоматически происходит зачисление определенной суммы на счет гостя). Конечно, такие минибары значительно упрощают работу службы минибаров в гостинице и повышают её эффективность. Но и они не лишены минусов. Один из них это не идеальный алгоритм начисления за факт использования чего-либо из минибара – возможны случаи когда гость просто открыл минибар, достал что-либо из него, некоторое время подержал в руках и вернул обратно в целости, но начисление за использование уже произошло и из-за этого возникают спорные ситуации с гостями при расчете на ресепшене. А второй – это высокая стоимость такой системы. Она в разы больше обычных неавтоматизированных минибаров, требует наличие определенной сетевой инфраструктуры в отеле и её обслуживания.
